El trabajador autónomo asume roles y responsabilidades de gestión y administración que no solo consumen gran cantidad de tiempo sino que, en ocasiones, pueden llegar a saturar su día a día. Para evitarlo y hacer estas gestiones más llevaderas os proponemos varias herramientas de gestión de tiempo, proyectos, clientes y facturación.
Trabajar por cuenta propia como autónomo o freelance es una apuesta que muchos profesionales realizan en determinado momento de su trayectoria. Los motivos pueden ser muy diversos, pero en términos generales iniciar una actividad laboral como autónomo requiere mucha organización y una gran capacidad de gestión para que el proyecto, sea cual sea, tenga éxito.
El buen resultado económico o el crecimiento de la cartera de clientes dependerá en gran parte de esa gestión, pues un mismo profesional deberá encargarse muchas veces, de lo que en una empresa se responsabilizarían varios perfiles profesionales o departamentos como por ejemplo los de marketing, contabilidad o recursos humanos.
Para que un autónomo pueda centrarse en su negocio será imprescindible que incorpore a su día a día herramientas que simplifiquen y faciliten la gestión administrativa del proyecto para poder dedicar más horas a sus clientes, productos y/o servicios.
Las áreas que más tiempo de gestión nos pueden consumir y que son susceptibles de simplificarse enormemente mediante el uso de aplicaciones son:
Facturación, contabilidad e impuestos.
La gestión del tiempo es, sin duda, de uno de los puntales del día a día del autónomo. El tiempo es uno de los recursos más valiosos de los que disponemos, especialmente cuando trabajamos por cuenta propia. Saber organizar bien el tiempo y las tareas es algo primordial para ser eficiente, productivo y cumplir con las peticiones de los clientes.
Será fundamental tener claro en todo momento las tareas pendientes de realizar. El hecho de marcarse un calendario y un horario nos ayudará a tener claros los recursos de los que disponemos y a anticipar posibles problemas o retrasos con suficiente antelación.
Para ayudarnos en esta gestión hay gran cantidad de soluciones en forma de herramientas de gestión de tareas.
Hoy en día existen múltiples opciones, pero algunas características que deberíamos valorar a la hora de decantarnos por cualquiera de ellas:
Hablamos en este caso de herramientas sencillas para listar nuestras tareas más inmediatas, que nos permitan de un vistazo y de forma ágil consultar las cosas pendientes de los próximos días.
Algunas herramientas básicas recomendadas:
Evernote se ha convertido en una de las herramientas de gestión de tareas más populares en la actualidad, evolucionando de una herramienta muy sencilla a casi un ecosistema de aplicaciones con muchas funcionalidades. Tiene una versión gratuita con las funcionalidades básicas y dos planes de precios por 29,99€ y 59.99€ anuales respectivamente.
Wunderlist es muy sencilla, y este es uno de sus atractivos. Permite crear tareas y a su vez dividirlas en sub-tareas que además puedes compartir y comentar con otros usuarios: También puedes crear recordatorios y subir archivos. La versión gratuita tiene limitaciones en cuanto al número de usuarios, tamaño de los archivos y sub-tareas y la versión de pago (que elimina estas restricciones) cuesta 4.99$ al mes.
Es una de las aplicaciones que viene instaladas en la mayoría de los smartphones actuales que cuentan el sistema operativo Android pero también una de las grandes desconocidas en cuanto a gestión de tareas. Si bien es cierto que es una de las más sencillas en cuanto a funcionalidades, el hecho de estar integrada con el ecosistema de aplicaciones de Google ofrece muchas ventajas. Es totalmente gratuita.
Las herramientas de gestión de proyectos son mucho más complejas que las de gestión de tareas. De hecho, la gran mayoría de herramientas de gestión de proyectos incorporan sistemas de gestión de tareas.
Este tipo de herramientas son especialmente útiles si llevamos proyectos para varios clientes de forma simultánea, si son proyectos de larga duración o si en ellos van a intervenir terceros.
Además de las tareas, un buen software de gestión de proyectos nos permitirá llevar el seguimiento y la gestión de las horas invertidas en ellas, la prioridad de las mismas, fecha de entrega, hitos importantes, responsables de llevarlas a cabo, etc.
Esto nos permitirá tener una visión global de los proyectos, detectar desviaciones y corregirlas a tiempo.
En esta línea hay una variedad amplia de software de gestión de proyectos y será muy importante analizar nuestras necesidades en base a la envergadura de nuestros proyectos y clientes
Algunos programas de gestión de proyectos recomendables:
Basecamp es sin duda uno de los primeros sistemas de gestión de tareas online en popularizarse y llegar al gran público. Su precio es de 29$ mensuales, sin límite de usuarios para uso interno y de 79$ si queremos dar acceso a nuestros clientes. Dispone de una versión gratuita para un único usuario.
Es otras de las herramientas más populares y uno de sus puntos fuertes es la posibilidad de conectarse con aplicaciones externas como Google Drive o Dropbox, aunque solo para los planes de precios más elevados. Uno de los inconvenientes más importantes es que no dispone de una versión gratuita (aunque si una prueba de 15 días) y los planes de precios dependerán del número de proyectos activos simultáneamente. El plan básico nos permite 5 proyectos y cuesta 12$ mensuales.
Sencillo e intuitivo pero con gran flexibilidad, nos permite organizar las tareas por proyectos y responsables, permite subir archivos e integra muy bien el uso de email para la gestión y seguimiento de las tareas. Tiene una versión gratuita para equipos de menos de 15 personas por lo que es una muy buena opción para autónomos. La versión de pago (8.33$ mensuales) permite equipos más grandes, así como dar acceso a invitados, además de soporte prioritario.
Visualmente muy sencilla, uno de los puntos fuertes de esta plataforma es la planificación y gestión de recursos. Además la integración en el email y otras herramientas como Google, Dropbox o Excel puede simplificar muchos procesos. La versión gratuita únicamente permite un listado de tareas que se puede compartir con otros usuarios. La versión más económica empieza a partir de los 9.8$ por usuario y mes.
Es crucial para el buen funcionamiento de nuestro negocio, tanto si somos autónomos como si somos una empresa más grande, la correcta gestión de nuestros clientes y contactos.
Para ello, será importante tener siempre localizados no sólo los clientes actuales, sino también los clientes con los que hemos trabajado en el pasado (para poder ofrecerles nuestros servicios de nuevo) y los potenciales futuros clientes.
Con los clientes actuales, algunas tareas como el registro de llamadas y reuniones, son muy importantes para un perfecto seguimiento de cada uno. De esta forma, en base a la cartera de clientes que tengamos, necesitaremos herramientas más sencillas o más complejas, como por ejemplo un CRM completo que nos permita un control exhaustivo de todos los procesos.
Algunos ejemplos de este tipo de herramientas:
Es una solución muy completa para autónomos y PYMES, y dispone de un enorme ecosistema de aplicaciones integradas para todo tipo de funcionalidades. Dispone de una versión gratuita con algunas limitaciones y hasta un máximo de 10 usuarios. La versión más económica empieza a partir de los 12$ por usuario y mes.
Una herramienta muy sencilla y visual, muy fácil de empezar a utilizar. Los planes de precios son a partir de los 12€ por usuario y mes con un descuento de 2 meses si se paga de forma anual y sin límite de usuarios. No existe en este caso una cuenta gratuita, pero si podemos probar el servicio durante 30 días.
Probablemente una de las más conocidas. La versión más sencilla tiene un precio de 25€ por usuario y mes y, como Pipedrive, dispone de una versión gratuita pero si una prueba de 30 días.
Por último, la contabilidad y la facturación son otras áreas clave de cualquier negocio. En el caso de un autónomo, gestionar las facturas, cobros, balances, contabilidad, presentación de impuestos, etc., puede ser muy tedioso y quitarnos el tiempo que deberíamos dedicar a desarrollar el negocio y hacerlo crecer.
Es por ello siempre es recomendable gestionar la facturación mediante alguna herramienta que nos facilite el control de nuestros números.
Uno de los grandes referentes del mercado es Sage One, que se ha diseñado pensando precisamente en autónomos y pymes.
Este software simplifica al máximo las tareas de facturación y nos permite gestionar presupuestos y facturas de forma ordenada y llevar el control de gastos e ingresos en tiempo real.
Además, el hecho de ser online nos permite controlar nuestro negocio desde cualquier lugar, con un portátil o desde nuestro propio Smartphone. También se encarga de la generación del IVA y del libro diario a partir de facturas, ingresos y gastos y permite la conexión con un asesor habitual o su sistema Contaplus.
Dispone de una versión de prueba gratuita de 30 días y el servicio tiene un coste de 4,95€ mensuales. Por este precio, además de la herramienta, se incluye un año de soporte telefónico gratuito de expertos laborales y contables.
Tener la tranquilidad de que la facturación dispone del seguimiento y control adecuado nos permitirá poner todas nuestras fuerzas en el centro del proyecto, nuestro producto o servicio.
Referencias:
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