Que las reuniones sean efectivas es el objetivo que deben perseguir las empresas. Muchos empleados no las ven como parte de su trabajo, de hecho las consideran improductivas y las valoran negativamente como un pérdida de tiempo. Aplicar tecnologías es una forma de evitar estas situaciones y favorecer que el intercambio de información sea adecuado y, sobre todo, eficiente.

La aplicación de soluciones tecnológicas es un elemento novedoso, pero que funciona realmente bien. Sin embargo, su uso no será eficiente si la reunión no está bien organizada desde su base. Estos son algunos puntos a seguir.

Si no existe una agenda con los temas a tratar, difícilmente la reunión será positiva. Debe estar estipulado sobre qué se tratará, quién hablará y hará de guía sobre cada tema y qué persona será la responsable de dejar constancia escrita de los acuerdos o soluciones acordadas. La improvisación conlleva la pérdida de tiempo y puede derivar en el tratamiento de cuestiones que nada tienen que ver con el objetivo que se perseguía.

Como parte de esta organización, también es aconsejable que los asistentes sepan con antelación cuándo y dónde tendrá lugar la reunión. Incluso quién va a hablar y en qué orden. De esta forma se garantiza que las personas convocadas se presenten puntualmente y respeten el horario establecido.

Todos los temas, soluciones y acuerdos tratados en la reunión deben ser registrados. Para ello, previamente se asignará una persona encargada de dicha tarea. Las conclusiones finales tienen que quedar claras para todos los asistentes. Esto permite marcar un rumbo a seguir y asignar las nuevas responsabilidades.

Por último, antes de dar por finalizada la sesión, es conveniente revisar que se ha tratado todo lo preparado con antelación. También se debe hacer una pequeña valoración de cómo ha transcurrido la comunicación, detectando así posibles errores y detalles que se pueden perfeccionar.

Una parte esencial en esta búsqueda de conseguir reuniones efectivas se encuentra en el uso de innovaciones tecnológicas. Su aplicación está pensada para mejorar los procedimientos, facilitarlos y flexibilizarlos. Es el objetivo de uno de estos productos diseñado por la empresa tecnológica danesa Airtame.

La herramienta que propone esta marca es un pequeño gadget HDMI con wifi que permite duplicar la pantalla de cualquier dispositivo en un televisor u otra de gran formato. Su ventaja es que permite decir adiós al tradicional modelo que implicaba el uso de una gran cantidad de cables. Está pensado principalmente para salas de reuniones y centros de control. Es decir, su aplicación está indicada para entornos y redes corporativas, diferenciándose así de otras innovaciones como Chromecast o AirPlay.

La idea y funcionamiento es bastante sencillo, ya que consiste en conectar el gadget a la entrada HDMI de un equipo. A continuación, ha de instalarse en los distintos ordenadores o dispositivos en los que se vaya a emitir imágenes. Posteriormente, se abre el software y se conecta con la misma red wifi que el Airtame. Este producto es multiplataforma y se puede utilizar en Mac, Windows, Linux y Chrome, así como en formato apps para iOS y Android.

Una vez activado el software, la pantalla se duplica (también el audio si se configura para ello, ya que es opcional). En cuanto a la calidad, incluye un modo manual que permite obtener un mejor equilibrio variando el factor de compresión según las necesidades. La capacidad de transmisión también se puede mejorar utilizando un cable Ethernet conectado directamente al router. Entre sus opciones más destacadas, permite el uso multicast, el trabajo con redes remotas en otras sedes a través de una red privada y la gestión en la nube.

En un momento como el actual, en el que la tecnología evoluciona de forma vertiginosa, ser una empresa pionera en el uso de este tipo de soluciones conlleva una serie de ventajas que conviene resaltar:

• Solución efectiva de problemas o necesidades de la empresa que, hasta ese momento, eran inabordables por otras tecnologías existentes.
• Oportunidad de aprovechar el proceso de utilización de las tendencias para la identificación de nuevas oportunidades y estrategias para el negocio.
• Mejora de la competencia digital de cara al uso de nuevas soluciones tecnológicas y su aplicación en la empresa.
• Incremento de la actividad innovadora de la empresa mediante la aplicación de nuevos productos o servicios, posibilitando así la incorporación de mejoras en el negocio, como la generación de nuevos modelos de interacción con potenciales clientes y colaboradores.
• Posicionamiento de la empresa en el mercado y diferenciación de los productos o servicios respecto a la competencia.

Las reuniones siempre han sido un elemento importante en el día a día de las empresas. En ellas se debaten temas importantes, se detectan problemas y se encuentran nuevas posibilidades y oportunidades de negocio. Sin embargo, una incorrecta planificación puede resultar en que no se consigan los objetivos establecidos y que los trabajadores no muestren la motivación o proactividad necesaria. La organización y el seguimiento de unas pautas preestablecidas son fundamentales para que una reunión tenga éxito. Además, las compañías ya están en disposición de usar innovaciones tecnológicas que faciliten la logística, flexibilicen el modo de llevarlas a cabo y, sobre todo, mejoren su eficacia.

Fuentes
Microsiervos – Airtame, un duplicador de pantalla HDMI para entornos profesionales y todo tipo de dispositivos
Huffington Post – How to build a company without losing yourself